یکی از قابلیت های سیستم تلفن، که به کسب و کار کمک می کند، گزارش گیری از تماس است که امکان بررسی نحوه کارکرد کارمندان با تلفن را می دهد تا در کسب و کار خود موفق تر باشند.
گزارش گیری تماس چیست؟
بعضی از دستگاه های سانترال قابلیت گزارش گیری از تماس را دارند. این قابلیت برای کسب و کارهای مختلف، مزایای متفاوتی را ارائه می دهد. گزارش تماس این امکان را به شما می دهد که تماس ها را مدیریت و تحلیل کنید و هر زمان که خواستید از تمامی داده های تماس ها در طول روز، هفته و ماه اطلاع کسب کنید. این گزارش ها شامل آماری از جمله: شماره تماس گیرنده، زمان تماس، مدت پاسخگویی به تماس و رفتارها در زمان شلوغی است.
مزایای گزارش تماس
1- بررسی تماس های ورودی و خروجی
گزارش تماس های ورودی این امکان را می دهد، افرادی را که به صورت مستقیم با شرکت تماس می گیرند مشاهده کنید. گزارش تماس های خروجی این مزیت را دارد تا تماس هایی را که کارمندان گرفتند به صورت جداگانه مشاهده کنید. بدون قابلیت گزارش تماس در کسب و کار، اگر مدیری از کارمند خود بخواهد لیستی از تماس ها ارائه دهد، کارمند مجبور است که به صورت دستی لیستی از تماس ها را تهیه کند که این کار موجب اتلاف وقت می شود.
2- بررسی مدت زمان مکالمه
بررسی زمان مکالمه این امکان را می دهد تا سرعت پاسخگویی کارمندان را به مشتری ها بررسی کنید. با کوتاه تر کردن زمان پاسخ به مشتری از اتلاف وقت جلوگیری می شود. اگر هم کارمندی زمان طولانی را صرف صحبت با مشتری کرد، آموزش های لازم را به کارمند بدهید.
3- بررسی تعداد تماس های گرفته شده در زمان تعطیلی شرکت
گزارش گیری از تماس این قابلیت را دارد تا تعداد تماس های بعد از تعطیلی شرکت را نمایش دهد. این کار موجب می شود تا مدیران آگاهی پیدا کنند تا در چه ساعت هایی بیشتر با شرکت تماس گرفته می شود و تصمیم بگیرند، شیفت کاری را تغییر دهند یا به ساعت های کاری اضافه کنند.
4- بررسی زمان های اوج تماس
این قابلیت را می دهد تا زمان های اوج کاری خود را بشناسید و در این زمان ها نیروی کاری خود را افزایش دهید.
هنگام راه اندازی قابلیت گزارش گیری، تنظیماتی به همراه آن فعال می شود که شامل:
1- نوع گزارش تماس، خروجی یا ورودی است.
2- می توان برای گزارش گیری تاریخ شروع و پایان مشخص کرد.
3- می توان برای گزارش گیری گروه خاصی را تعریف کرد تا در زمان تماس فقط گزارش های همان گروه را مشاهده کرد.
4- اگر در نرم افزار چند دستگاه سانترال تعریف شده باشد می توان یک دستگاه سانترال را برای گزارش گیری انتخاب کرد.
5- می توان در ابتدای گزارش گیری، تاریخ تعیین کرد تا با تعیین یک بازه زمانی، گزارش تماس های همان زمان را مشاهده کنید.
نرم افزار گزارش گیری سانترال
نرم افزاری است که به وسیله یک کابل شبکه به دستگاه سانترال متصل می شود و اطلاعاتی شامل تماس های ورودی و خروجی را دریافت و ذخیره می کند.
سرویس گزارش گیری از سانترال به چه صورت است؟
با استفاده از یک نرم افزار کوچک که بر روی کامپیوتر داخل شبکه شما نصب می شود، اطلاعات تماس ها را از سانترال دریافت کرده و و به صورت خودکار بر روی سرورهای ابری ذخیره می کند.
مزایا و معایب نرم افزار گزارش گیری سانترال قدیمی
مزایا:
1- نرم افزاری را که خریداری کردید و بر روی کامپیوتر نصب کردید، همیشه در اختیار دارید.
2- فروشندگان نرم افزار سالانه مبلغی برای پشتیبانی از شما دریافت می کنند.
3- اطلاعات شما بر روی کامپیوتر شما ذخیره می شود.
4- بدون اینترنت می توانید به اطلاعات دسترسی پیدا کنید.
معایب:
1- برای بروزرسانی نرم افزار باید با فروشنده همیشه در ارتباط باشید تا نسخه جدید را دریافت کنید.
2- اگر حجم اطلاعات تماس ها زیاد شود سرعت نرم افزار کند می شود و فروشندگان اعلام می کنند برای جلوگیری از کندی، اطلاعات ماه های قبلی را حذف کنید.
3- نرم افزار قدیمی اطلاعات تماس شما را بر روی هارد کامپیوتر ذخیره می کند و در صورت خرابی هارد ممکن است کلیه اطلاعات خود را از دست بدهید.
4- ممکن است با گرفتن ویروس اطلاعات خود را از دست بدهید.
5- کامپیوترها معمولا در زمان بروزرسانی سخت افزاری یا نرم افزاری ممکن است اطلاعات خود را از دست بدهند.
6- برای گرفتن اطلاعات نرم افزار حتما باید در شرکت یا اداره حضور داشت.
7- برای گرفتن گزارش از تماس ها هر بار باید به قسمت گزارشات مراجعه کرد.
8- اطلاعات تماس به راحتی قابل حذف یا دستکاری است.
مزایا و معایب نرم افزار گزارش گیری سانترال یا تلفن مرکزی
مزایا:
1- آخرین تکنولوژی روز در جهان است.
2- اطلاعات بر روی سرورهای ابری ذخیره می گردد.
3- بروزرسانی نرم افزار به صورت خودکار انجام می گیرد.
4- در هر مکانی که باشید با استفاده از کد کاربری و رمز عبور می توانید به اطلاعات تماس ها دسترسی داشته باشید.
5- اطلاعات تماس به صورت همزمان در سه دیتا سنتر به صورت جداگانه ذخیره می شود.
6- اطلاعات توسط کسی به غیر از شما به دلیل رمز نگاری شده، قابل دسترسی نیست.
7- اطلاعات توسط شخص ثالث قابل ویرایش نیست.
8- برای بروزرسانی اطلاعات نیازی به گزارش گیری مداوم نیست، می توانید با باز کردن صفحه داشبورد بر روی اطلاعات نظارت داشته باشید.
9- به صورت خودکار هر هفته خلاصه ای از وضعیت تماس ها را به ایمیلتان گزارش می دهد.
10- برای اطلاع از وقایع مهم شرکت یا سازمان هشدارهایی را تعریف کنید تا به صورت خودکار از آن ها مطلع شوید.
11- امکان گروه بندی و تشکیل واحدهای سازمانی، قابلیت نظارت و کنترل را از یک داخلی تا یک واحد از کل شرکت و یا کل ساختمان شرکت فراهم می کند.
12- داشبوردهای مدیریتی این قابلیت را دارد تا به تعداد دلخواه داشبورد بسازید و تعداد زیادی از نوع افزونه استفاده کنید و اطلاعات تماس های خود را به صورت آنلاین مشاهده کنید.
معایب:
امنیت اطلاعات تنها عیبی است که برخی در استفاده از سرویس های اینترنتی دارند.
