VoIP چیست؟
ویپ مخفف کلمه Voice Over Internet Protocol به معنی انتقال صدا بر روی بستر شبکه است، که با نام IP از آن یاد می شود. سیستم ویپ این امکان را به شما می دهد که به جای تلفن ثابت با استفاده از اینترنت بتوانید تماس تلفنی برقرار کنید. تلفن های معمولی با خط تلفن کار می کند، اما تلفن ویپ با اتصال به اینترنت کار می کند. تلفن های ویپ بیشتر در شرکت ها مورد استفاده قرار می گیرد. سیستم ویپ خدمات بیشتری و کیفیت بالایی نسبت به تلفن های معمولی دارد.
در سه بخش جداگانه 12 مرحله را به شما یاد می دهیم تا سیستم تلفنی مناسب خود را انتخاب و نصب کنید.
بخش اول: آماده سازی و تحقیق
1- نیازهای سیستم تلفنی خود را شناسایی کنید.
2- ویژگی ها را در اولویت قرار دهید.
3- پهنای باند را تست کنید.
4- تلفن های VoIP اختیاری را انتخاب کنید.
بخش دوم: راه اندازی
5- شماره های تلفن را انتقال دهید.
6- کاربران را اضافه مدیریت کنید.
7- برنامه های VoIP را دانلود کنید.
8- چگونگی جریان پاسخگویی به تماس را طراحی کنید.
بخش سوم: پس از نصب
9- اتصال شبکه را تایید کنید.
10- شماره ها را تایید کنید.
11- پیام خوش آمدگویی را برای پست صوتی ضبط کنید.
12- ویژگی های اضافی VoIP را فعال کنید.
بخش اول : تحقیق قبل از خرید
1- نیازهای سیستم تلفنی خود را بشناسید.
برای انتخاب بهترین ارائه دهنده VoIP ابتدا باید نیازهای شغلی خود را در نظر بگیرید. مدیران کسب و کارها نیازهای سیستم تلفنی خود را به صورت لیست درست می کنند.
* نمونه ای از نیازهای سیستم تلفنی
- تعداد کاربران داخلی و دور کار
- شماره تلفن های فعال
- استفاده از سیستم تلفنی
- هزینه ها و تغییرات بودجه
- مقررات قانونی و نظارتی
هنگامی که مواردهای بالا را شناسایی کردید، می توانید با در نظر گرفتن آن ها برای کسب و کار خود یک سیستم تلفنی مناسب انتخاب کنید. به طور مثال اگر کارمندان دور کار دارید، به ارائه دهنده ای نیاز دارید که برنامه های تلفن نرم افزاری را برای دستگاه هایی که کارمندان دور کار از آن استفاده می کنند، ارائه دهد. اگر کارمندان خارج از کشور باشند به تماس های بین المللی مقرون به صرفه ای نیاز خواهید داشت.
2 – ویژگی های ارتباطی را در اولویت قرار دهید.
دنیای ارتباطات قابلیت های زیادی را برای تعامل بین کارمندان و مشتریان فراهم می کند. ممکن است برخی از این قابلیت ها را که می شناسید در سیستم تلفنی داشته باشید یا برخی از قابلیت ها در سیستم تلفنی وجود داشته باشد ولی شما از آن اطلاعی نداشته باشید.
* چند ویژگی VoIP
- اپراتور خودکار برای راهنمایی تماس گیرندگان
- انتقال تماس به یک کارمند یا تیم
- کنفرانس ویدیویی برای ملاقات با تیم و مشتریان
- پیام رسانی فوری این امکان را می دهد تا با یک همکار به صورت امن چت کنید
- پست صوتی پیام ها را به صندوق ورودی می رساند تا آن ها را بخوانید
3- پهنای باند را تست کنید.
تماس های VoIP با استفاده از اینترنت کار می کند به همین دلیل برای انجام تماس ها به پهنای باند کافی نیاز دارید.
برای تماس های صوتی از طریق IP به نکات زیر توجه کنید.
- پهنای باند: 100 کیلوبیت بر ثانیه در هر خط (مثال: 10 خط به 1000 کیلوبیت بر ثانیه یا حدود 1 مگابیت در ثانیه نیاز دارند)
- تأخیر: 150 میلی ثانیه یا کمتر
- لرزش: 20 میلی ثانیه یا کمتر
برای این که بدانید پهنای باند شما برای VoIP کافی است یا نه، باید سرعت VoIP خود را تست کنید. باید مطمئن شوید که مکالمات VoIP میزان کمی از ترافیک شبکه را به خود اختصاص می دهد. امروزه اکثر روترهای شبکه برای کنترل ترافیک پروتکل Voice over Internet کافی هستند. اما اگر در حال خرید هستید، به دنبال یکی از قابلیت های مدیریت QoS و پهنای باند باشید.
4- تفلن های VoIP اختیاری را انتخاب کنید.
با استفاده از VoIP به تجهیزات جدیدی احتیاج ندارید، می توانید از تلفن های هوشمند و رایانه های موجود خود با سرویس تلفن اینترنتی استفاده کنید. برای خرید تلفن های VoIP باید با کارشناسان مربوطه مشورت کنید.
بخش دوم: راه اندازی
هنگامی که ارائه دهنده خود را انتخاب کردید باید سیستم تلفنی VoIP را تنظیم کنید.
5- انتقال شماره تلفن
شماره تلفن های یک کسب و کار هویت آن ها است. احتمالا مشتریان شماره تلفن کسب و کار شما را می دانند به همین دلیل انتقال شماره تلفن یک امر ضروری است. هر شماره تلفنی را که استفاده می کنید، می توانید انتقال دهید.
6- کاربران را اضافه و مدیریت کنید.
ممکن است مدیر یک کسب و کار نخواهد برای بعضی از کارمندان خط جداگانه تهیه کند، در این صورت می تواند با استفاده از سیستم تلفنی برای آن ها داخلی تعریف کند. علاوه بر این می توانید برای کاربران: داخلی، مجوز و جریان مکالمه داخلی به صورت دلخواه، برنامه ریزی کنید.
7- برنامه های VoIP را دانلود کنید.
اکنون دستگاه هایی را که می خواهید برای سیستم تلفنی خود استفاده کنید را باید نصب کنید. شما می توانید بعد از نصب VoIP برای برقراری تماس از طریق تلفن هوشمند یا دسک تاپ خود از تلفن رومیزی استفاده کنید. اگر تلفن رومیزی دارند، آن را به برق وصل کنید و تلفن از طریق IP به ارائه دهنده VoIP شما متصل می شود. اگر سوئیچ Power over Ethernet (PoE) دارید، نیازی به استفاده از آداپتور برق نخواهید داشت، تلفن ها فقط از طریق کابل اترنت شما روشن می شوند.
8- طراحی جریان ایده آل تماس (به صورت اتوماتیک)
اگر از PBX استفاده می کنید، ممکن است ویژگی های زیر را داشته باشد.
اپراتور خودکار از تماس گیرندگان استقبال می کند و بخش های مختلف شرکت را برای مخاطب معرفی می کند. تماس گیرندگان دو نوع هستند، نوع اول کسانی که به بخش های شرکت آگاه نیستند و به راهنمایی نیاز دارد و نوع دوم کسانی که می دانند با چه شخصی در شرکت صحبت کنند.
برای اپراتور در ابتدا یک سلام ضبط کنید تا از تماس گیرندگان استقبال کند و شماره ای را که می خواهید فشار دهند را نام گذاری کنید به عنوان مثال (برای فروش کلید 1 را فشار دهید). با استفاده از VoIP ، همیشه می توانید بدون کمک فنی آن را تغییر دهید.
بخش سوم: بعد از نصب
در بخش سوم، چهار مرحله وجود دارد که به شما اطمینان می دهد از تمام امکانات سیستم تلفنی VoIP می توانید استفاده کنید.
9- اتصال شبکه را تایید کنید
بعد از نصب سیستم تلفن اتصالات VoIP خود را بررسی کنید و تایید کنید که اتصالات شما به دستی کار می کند. در قسمت زیر چند روش ساده برای تست کردن اتصال سیستم تلفن جدید شما وجود دارد.
- از طریق تلفن همراه خود با شماره شرکت تماس بگیرید.
- از طریق شماره تلفن شرکت خود با تلفن همراه خود تماس بگیرید.
- برای فهمیدن مشکلات صوتی به مدت 20 دقیقه یک تماس را برقرار کنید.
به عنوان بهترین روش ، SIP ALG را در داخل روتر شبکه خود غیرفعال کنید. یک قدم جلوتر بروید و تنظیمات Quality of Service (QoS) را برای VoIP پیکربندی کنید. با انجام این کار کیفیت و عملکرد برتر تماس حفظ می شود. اگر مشکلی در ارتباط صوتی دارید، اکنون زمان مناسب برای تنظیم فایروال است.
10- شماره ها را تایید کنید
علاوه بر شماره های مستقیم به داخل، ممکن است از گروه های زنگ استفاده کنید، بنابراین تماس های ورودی را به تعداد کمی از کاربران هدایت می کنید، این قابلیت بین ارائه دهندگان خدمات VoIP متفاوت است. به همین ترتیب شناسه تماس گیرنده خروجی را همان طور که می خواهید، تایید کنید.
11- ضبط پیام پست صوتی
پست صوتی برای هر سیستم تلفنی کسب و کار ضروری است، صدای ضبط شده به مشتریان و همکاران کمک می کند تا به بخش مورد نظر وصل شوند.
12- ویژگی های اضافی VoIP را فعال کنید.
آخرین مرحله بعد از نصب سیستم تلفنی VoIP ، تنظیم ویژگی های ارتباطی اضافی است. ویژگی های اضافی به کسب و کارها کمک می کنند تا روند کار خود را افزایش دهند.
ویژگی های اضافی:
* انتقال تماس: بعضی مواقع ممکن است نتوانید تلفن خود را پاسخ دهید، در این صورت تماس ها را به تلفن همراه خود یا یکی از همکاران به صورت خودکار هدایت کنید.
* فکس آنلاین: مانند ایمیل فکس را از طریق شبکه VoIP ، بدون سیم یا تونر، دریافت و ارسال کنید.
* ضبط تماس: با استفاده از این قابلیت می توانید هر زمانی که خواستید به تماس ها گوش دهید و این ویژگی فرصتی را برای پشتیبانی مشتری ها یا تیم فروش فراهم می کند.
* پیام کوتاه: برای ارتباط با مشتری ها علاوه بر مکالمه می توانید از ارسال پیام کوتاه استفاده کنید.
* فیلتر تماس: با استفاده از این ویژگی می توانید تماس های صوتی ناخواسته را مسدود کنید تا مشتریان بتوانند به شما دسترسی پیدا کنند.
